5 Fehler, die jede Videoagentur beim Briefing macht

Ich gebe es zu: Auch wir haben in unseren Anfangsjahren als Videoagentur in Berlin manche Briefings so richtig gegen die Wand gefahren. Nicht weil wir schlecht waren, sondern weil wir dachten, ein lockeres Telefongespräch mit dem Kunden reicht als Grundlage für ein 20.000-Euro-Projekt. Spoiler: Reicht es nicht.

Nach über 500 Videoprojekten im DACH-Raum habe ich fünf Fehler identifiziert, die fast jede Videoagentur macht. Und ja, auch die großen Häuser in Hamburg und München sind nicht immun dagegen.

Fehler 1: Kein klar definiertes Ziel

Der Klassiker. Der Kunde sagt: "Wir brauchen ein Video." Und die Agentur sagt: "Klar, machen wir." Aber was soll das Video eigentlich bewirken? Mehr Leads? Markenbekanntheit? Employer Branding?

Letzte Woche hatte ich ein Briefing-Gespräch mit einem Mittelständler aus Brandenburg. Er wollte "so ein Video wie Apple". Als ich nachfragte, ob er damit die Produktpräsentation, den Imagefilm oder den Recruiting-Clip meinte, kam erstmal Stille.

Das passiert häufiger als man denkt. Ohne ein messbares Ziel wird jedes Video ein Zufallsprodukt. Wir fragen heute immer: Was soll die eine Person, die das Video sieht, danach tun? Welche konkrete Handlung erwarten wir?

Pro-Tipp: Formuliert das Ziel als einen Satz: "Nach dem Video soll der Zuschauer [konkrete Handlung] ausführen." Wenn ihr das nicht in einem Satz schafft, ist das Ziel nicht klar genug.

Fehler 2: Zielgruppe nicht definiert

"Unsere Zielgruppe sind alle" — diesen Satz höre ich mindestens einmal pro Monat. Und jedes Mal sterbe ich ein bisschen innerlich. Ein Video für alle ist ein Video für niemanden.

Wir haben mal für ein Berliner SaaS-Startup ein Erklärvideo produziert. Im Briefing stand "Zielgruppe: Entscheider in Unternehmen". Klingt spezifisch, oder? Ist es aber nicht. Ein IT-Leiter bei Siemens hat andere Schmerzpunkte als eine Gründerin mit zehn Mitarbeitenden.

Seit diesem Projekt haben wir ein Pflichtfeld in unserem Briefing-Template: Beschreibt eine konkrete Person, die das Video sehen wird. Name, Alter, Position, größte Herausforderung, wo sie das Video sehen wird. Das klingt nach Aufwand, spart aber locker zwei Korrekturschleifen.

Fehler 3: Unrealistische Budgets und Timelines

Wir bekommen regelmäßig Anfragen wie: "Wir brauchen einen Imagefilm, Budget maximal 2.000 Euro, Deadline nächste Woche." Das ist so realistisch wie ein Dreigangmenü für 50 Cent.

Ich verstehe, dass nicht jedes Unternehmen das Budget eines DAX-Konzerns hat. Aber Ehrlichkeit beim Briefing erspart allen Beteiligten viel Frust. Ein professioneller Imagefilm in Berlin kostet zwischen 5.000 und 50.000 Euro. Das ist eine große Spanne, aber sie hängt von Faktoren ab, die im Briefing geklärt werden müssen.

Was hilft: Wir legen heute im ersten Gespräch realistische Budget-Korridore vor. Für 5.000 Euro bekommt man X, für 15.000 Euro bekommt man Y. Der Kunde kann dann entscheiden, statt enttäuscht zu werden.

Timeline-Probleme vermeiden

Genauso verhält es sich mit Timelines. Ein Erklärvideo braucht vier bis acht Wochen. Ein Imagefilm mit Dreharbeiten eher sechs bis zwölf. Wenn der Kunde das Video in zwei Wochen braucht, müssen wir entweder den Scope reduzieren oder ehrlich sagen: Das geht nicht.

Fehler 4: Keine Referenzen und Stilvorlagen

"Macht einfach was Schönes" ist kein kreatives Briefing. Es ist eine Einladung zum Desaster. Ohne Referenzvideos, Moodboards oder zumindest eine grobe Stilrichtung ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Agentur in eine völlig andere Richtung entwickelt als der Kunde im Kopf hat.

Wir hatten mal den Fall, dass ein Kunde "modern und dynamisch" wollte. Für uns hieß das schnelle Schnitte und Motion Graphics. Für den Kunden hieß das ruhige Drohnenaufnahmen mit Ambient-Musik. Zwei komplett verschiedene Welten.

Heute schicken wir vor jedem Projekt drei bis fünf Referenzvideos und lassen den Kunden bewerten: Was gefällt, was nicht, und warum. Diese zehn Minuten Aufwand sparen leicht zwei Drehtage.

Pro-Tipp: Erstellt eine Bibliothek mit 20-30 Referenzvideos in unterschiedlichen Stilen. Lasst den Kunden seine Top 3 auswählen und die Bottom 3 markieren. Die Ablehnung ist oft aufschlussreicher als die Zustimmung.

Fehler 5: Zu viele Entscheider, keine klare Freigabestruktur

Der gefährlichste Fehler kommt zum Schluss. Wir haben mal ein Projekt gehabt, bei dem sechs Personen auf Kundenseite Feedback geben durften. Das Ergebnis: sechs verschiedene Meinungen, drei Korrekturschleifen nur für die Musik, und ein Endprodukt, das niemanden wirklich zufriedengestellt hat.

Heute steht in jedem unserer Verträge: Maximal zwei Ansprechpartner auf Kundenseite, davon einer mit finaler Entscheidungsbefugnis. Klingt hart, funktioniert aber. Seit wir das eingeführt haben, sind unsere durchschnittlichen Korrekturschleifen pro Projekt von 4,2 auf 1,8 gesunken.

Klare Freigabestruktur von Anfang an

Im Briefing sollte geklärt werden: Wer gibt die einzelnen Meilensteine frei? Wer hat das letzte Wort? Gibt es interne Abstimmungen auf Kundenseite, bevor Feedback an die Agentur geht? All das muss vor dem ersten Drehtag feststehen.

Unser Briefing-Prozess heute

Nach all diesen Learnings haben wir einen strukturierten Prozess entwickelt: Erstgespräch, schriftliches Briefing-Template, Referenz-Abstimmung, Budget-Freigabe, dann erst Angebot. Das dauert manchmal eine Woche länger als der Kunde sich wünscht, aber die Projekte laufen danach wie am Schnürchen.

Wer seinen eigenen Briefing-Prozess verbessern will, sollte mit einem ehrlichen Blick auf vergangene Projekte starten. Wo gab es die meisten Korrekturschleifen? Wo gab es Missverständnisse? Die Antworten liegen fast immer im Briefing.

Gute Videoproduktion beginnt nicht mit der Kamera. Sie beginnt mit dem Briefing.